無(wú)紙化會(huì)議管理軟件  WZH-200S

無(wú)紙化會(huì)議服務(wù)器管理軟件功能說(shuō)明：

無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的管理軟件，可在windows系統(tǒng)、麒麟系統(tǒng)、linux系統(tǒng)、統(tǒng)信系統(tǒng)中安裝運(yùn)行。管理的終端軟件可在windows系統(tǒng)、Android系統(tǒng)、鴻蒙系統(tǒng)、麒麟系統(tǒng)、linux系統(tǒng)、統(tǒng)信系統(tǒng)等市面常見(jiàn)應(yīng)用系統(tǒng)中安裝運(yùn)行。無(wú)紙化終端可實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)操作。系統(tǒng)支持多個(gè)會(huì)議室、多個(gè)會(huì)議的同時(shí)管理，通過(guò)可視化的頁(yè)面交互方式，使會(huì)議預(yù)約、會(huì)議配置、議題設(shè)置、座次預(yù)設(shè)操作更加高效，提高無(wú)紙化會(huì)議的創(chuàng)建、配置的效率，提升會(huì)議過(guò)程中信息交互、資料管理和會(huì)議后資料歸檔以及資料安全備份的能力。并且，具備會(huì)務(wù)管理能力，拓展普通為會(huì)議室使用時(shí)，無(wú)需重復(fù)建設(shè)。

系統(tǒng)管理功能

(1) 組織管理：公司的組織架構(gòu)具有上級(jí)部門、下級(jí)部門及上級(jí)管理下級(jí)的業(yè)務(wù)需求，系統(tǒng)采用樹(shù)形結(jié)構(gòu)可以無(wú)限級(jí)的子節(jié)點(diǎn)操作，實(shí)現(xiàn)與企業(yè)部門或機(jī)構(gòu)的真實(shí)對(duì)應(yīng)。組織管理包括組織信息的錄入、組織信息的維護(hù)、組織與用戶對(duì)應(yīng)關(guān)系設(shè)置。同時(shí)，系統(tǒng)還具備與OA系統(tǒng)、釘釘、企業(yè)微信等平臺(tái)數(shù)據(jù)自動(dòng)同步功能。

(2) 角色管理：系統(tǒng)中認(rèn)定角色是一組用戶權(quán)限的合集，具有指定權(quán)限操作、訪問(wèn)特定資源的行為。系統(tǒng)默認(rèn)定義角色：超級(jí)系統(tǒng)管理員、會(huì)議管理員、普通用戶。超級(jí)系統(tǒng)管理員主要操作功能：用戶管理、組織管理、會(huì)議室管理、會(huì)議室終端管理等；會(huì)議管理員主要操作功能：創(chuàng)建會(huì)議、配置會(huì)議、設(shè)備管理、統(tǒng)計(jì)分析等；普通用戶主要操作功能：通過(guò)日歷方式展示會(huì)議日程安排，查詢會(huì)議信息、會(huì)議資料、參會(huì)人員等。

(3) 用戶管理：系統(tǒng)管理員可通過(guò)用戶管理功能，通過(guò)信息采集的方式將使用單位包含的所有用戶錄入或?qū)胂到y(tǒng)，可將用戶與組織指定關(guān)聯(lián)。系統(tǒng)具備手機(jī)號(hào)碼、用戶姓名檢索數(shù)據(jù)的功能；系統(tǒng)通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)對(duì)接模板，與使用單位的用戶信息匹配后，通過(guò)Excel模板進(jìn)行用戶信息導(dǎo)入。

(4) 會(huì)議室類型管理：當(dāng)使用單位的會(huì)議室數(shù)量繁多、功能復(fù)雜的情形時(shí)，需要通過(guò)會(huì)議室類型對(duì)會(huì)議室的通途進(jìn)行標(biāo)注描述。系統(tǒng)默認(rèn)配置洽談室（5人以下無(wú)無(wú)紙化終端）、小會(huì)議室、中會(huì)議室、大會(huì)議室、視頻會(huì)議會(huì)議室等會(huì)議室類型，同時(shí)可勾選是否屬于無(wú)紙化會(huì)議室。創(chuàng)建會(huì)議室的時(shí)候可以選擇會(huì)議室類型作為篩選條件，便于創(chuàng)建會(huì)議時(shí)、會(huì)議室維護(hù)時(shí)的快速定位會(huì)議室。

(5) 會(huì)議室管理：支持多個(gè)會(huì)議室管理，系統(tǒng)對(duì)會(huì)議室的基本信息、資產(chǎn)信息、會(huì)議室內(nèi)固定資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)一的管理和維護(hù)。系統(tǒng)內(nèi)置可視化組件，實(shí)現(xiàn)會(huì)議室的布局、固定資產(chǎn)擺放、無(wú)紙化終端配置等功能。根據(jù)會(huì)場(chǎng)平面圖設(shè)置會(huì)議室布局位置，提供桌子、椅子、大門、終端、無(wú)紙化終端等控件，可按照會(huì)場(chǎng)實(shí)際位置進(jìn)行布局；在會(huì)議預(yù)約時(shí)，使用可視化的方式為參會(huì)人員進(jìn)行排位，可隨時(shí)位置調(diào)換；

(6) 設(shè)備對(duì)接：會(huì)議室可對(duì)接智能設(shè)備，例如空調(diào)、溫濕度傳感器、新風(fēng)、中控、門禁、燈光、占空等各類設(shè)備，對(duì)接后可設(shè)置關(guān)聯(lián)設(shè)備是否根據(jù)會(huì)議情況自動(dòng)開(kāi)啟、自動(dòng)關(guān)閉。

(7) 終端管理：無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)具備較強(qiáng)的終端兼容能力，系統(tǒng)適配無(wú)紙化會(huì)議終端、會(huì)議信息顯示終端、侯會(huì)信息播報(bào)終端、會(huì)議服務(wù)交互終端、信號(hào)接入控制器、信號(hào)輸出控制器、會(huì)議標(biāo)語(yǔ)終端。所有的終端在通過(guò)管理軟件能自動(dòng)尋找主機(jī)并進(jìn)行控制管理，實(shí)時(shí)顯示終端的聯(lián)機(jī)狀態(tài)、運(yùn)行狀態(tài)。與會(huì)議室綁定后，通過(guò)可視化設(shè)計(jì)器頁(yè)面，可以配置終端的顯示內(nèi)容、顯示背景。終端可進(jìn)行分組，實(shí)現(xiàn)對(duì)一組終端的批量化操作應(yīng)用。

(8) 歡迎界面管理：當(dāng)會(huì)議啟動(dòng)后，無(wú)紙化會(huì)議終端屏幕所顯示的會(huì)議歡迎致辭。通過(guò)系統(tǒng)管理頁(yè)面利用可視化組件實(shí)現(xiàn)對(duì)歡迎界面的自定義設(shè)計(jì)，可以為每一個(gè)會(huì)議室設(shè)置一個(gè)不同的歡迎界面，滿足會(huì)議室日常開(kāi)會(huì)不同主題顯示定制化歡迎致辭的業(yè)務(wù)需求。

(9) 電子桌牌：電子桌牌用于替代會(huì)議室內(nèi)的塑料夾紙質(zhì)的桌牌，使參會(huì)人員信息顯示元素更豐富，內(nèi)容顯示更清晰。系統(tǒng)具有電子桌牌可視化配置功能，可以實(shí)現(xiàn)電子桌牌樣式的自定義設(shè)計(jì)，還可以對(duì)每一個(gè)會(huì)議室設(shè)置不同的顯示界面。

(10) 會(huì)議標(biāo)語(yǔ)管理：會(huì)議標(biāo)語(yǔ)用于召開(kāi)無(wú)紙化會(huì)議時(shí)大屏幕的默認(rèn)橫幅標(biāo)語(yǔ)內(nèi)容的投放，避免會(huì)議室內(nèi)大屏幕顯示無(wú)信號(hào)的尷尬，系統(tǒng)具備會(huì)議標(biāo)語(yǔ)可視化配置功能，可自定義每場(chǎng)會(huì)議顯示不同的會(huì)議標(biāo)語(yǔ)。

(11) 信發(fā)模板管理：利用可視化設(shè)計(jì)器配置會(huì)議信息顯示終端的顯示內(nèi)容，可配置視頻、甘特圖、按鈕動(dòng)作，使會(huì)議信息終端配置后具備更符合現(xiàn)場(chǎng)情況的顯示模式、操作模式。

(12) 會(huì)議通知管理：系統(tǒng)會(huì)議創(chuàng)建完畢后，可以通過(guò)郵件、短信、電話、微信、釘釘多種方式將會(huì)議通知發(fā)送給參會(huì)人員。會(huì)議通知的內(nèi)容、格式均可配置，管理員可自定義通知模板。

(13) 統(tǒng)計(jì)分析：具備會(huì)議室報(bào)表、可視化統(tǒng)計(jì)兩種方式，更好的滿足管理部門對(duì)會(huì)議室管理的需要。

(14) 其他設(shè)置:在此功能下可對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行一些初始化化操作設(shè)置，如上傳公司LOGO、系統(tǒng)名稱等；可以添加會(huì)議服務(wù)，設(shè)置郵件、短信、語(yǔ)音等通知模板；以按鈕開(kāi)關(guān)的形式一鍵操作通知方式、簽到方式等設(shè)置。

(15) 資源庫(kù)：以樹(shù)形結(jié)構(gòu)文件夾的形式存放資料，可支持圖片和視頻，方便上傳會(huì)議資源。

(16) 日志管理：詳細(xì)的記錄了所有用戶的操作行為，什么人在什么時(shí)間做了什么操作。

(17) 安全策略配置：為保障系統(tǒng)的安全，可周期性的設(shè)置身份鑒別次數(shù)、口令等

(18) 收費(fèi)規(guī)則設(shè)置：適用于臨時(shí)租賃或?qū)ｉT租賃會(huì)議室的場(chǎng)所，在此可添加收費(fèi)規(guī)則，編輯收費(fèi)明細(xì)，滿足對(duì)會(huì)議室的特定要求。

會(huì)前功能

(1) 會(huì)議預(yù)約支持PC端、移動(dòng)端多種方式進(jìn)行會(huì)議預(yù)約。PC端實(shí)現(xiàn)Web瀏覽器預(yù)約、OA對(duì)接預(yù)約、Outlook對(duì)接預(yù)約、Exchange對(duì)接預(yù)約；移動(dòng)端支持微信公眾號(hào)預(yù)約、企業(yè)微信公眾號(hào)預(yù)約、釘釘預(yù)約、HTML5頁(yè)面預(yù)約；

(2) 會(huì)議日歷：登錄無(wú)紙化會(huì)議服務(wù)器管理系統(tǒng)后，默認(rèn)使用日歷的方式展示給用戶當(dāng)月的每天會(huì)議日程安排，在有會(huì)議的日期內(nèi)縮略顯示會(huì)議主題，并且以紅色圓點(diǎn)加數(shù)字的形式顯示會(huì)議數(shù)量，鼠標(biāo)移入圓點(diǎn)時(shí)，可查看當(dāng)日的會(huì)議信息、會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間等，點(diǎn)擊可查看會(huì)議詳情。 

(3) 會(huì)議預(yù)約：使用單位每個(gè)會(huì)議室每天均可創(chuàng)建自由時(shí)間段的多個(gè)會(huì)議，便于提升會(huì)議室的有效利用率。在會(huì)議預(yù)約模塊能通過(guò)會(huì)議室名稱、會(huì)議室類型、會(huì)議時(shí)間多種方式篩選目標(biāo)會(huì)議室的空閑時(shí)間，結(jié)合甘特圖可視化并加以顏色的顯示模式，使管理員能直觀看到會(huì)議室的空閑時(shí)間，點(diǎn)擊可預(yù)約會(huì)議。

(4) 會(huì)議創(chuàng)建：會(huì)議預(yù)約完成后，開(kāi)始對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)建。會(huì)議基本信息配置，可以通過(guò)組織架構(gòu)的方式選擇多個(gè)參會(huì)人員，默認(rèn)匹配參會(huì)人員角色，系統(tǒng)可對(duì)參會(huì)人員選擇會(huì)議主席、會(huì)議秘書兩種高級(jí)權(quán)限角色。在特殊會(huì)議的情況下，可對(duì)參會(huì)人員在會(huì)議中使用的無(wú)紙化會(huì)議終端任何功能進(jìn)行刪減。會(huì)議基本信息配置還可以設(shè)置會(huì)議簽到方式、會(huì)議提醒功能。

(5) 會(huì)議議題配置：在系統(tǒng)中快速輸入會(huì)議主題即可依次創(chuàng)建多個(gè)會(huì)議議題，每個(gè)議題可批量上傳多個(gè)會(huì)議資料，會(huì)議資料可以是Office文檔類、PDF類、圖片類、視頻類文件資源，會(huì)議議題通過(guò)點(diǎn)擊“上下按鈕”調(diào)節(jié)議題順序，會(huì)議資料跟隨議題進(jìn)行調(diào)整，系統(tǒng)可設(shè)置每個(gè)參會(huì)人員資料的查看權(quán)限。為了使會(huì)議適應(yīng)更多的應(yīng)用場(chǎng)景每個(gè)議題下可配置不同的參會(huì)人員。

(6) 人員排位：參會(huì)人員座次匹配，逐個(gè)選擇議題，通過(guò)拖拽參會(huì)人員的方式，在會(huì)議室實(shí)際可視化圖形布局的頁(yè)面上擺放參會(huì)人員的落座位置。

(7) 會(huì)議通知：會(huì)議預(yù)約申請(qǐng)后，需要對(duì)會(huì)議申請(qǐng)進(jìn)行審批，審批通過(guò)后利用電話、短信、郵件、釘釘、微信等多種方式，通知預(yù)約申請(qǐng)人以及參會(huì)人員。會(huì)議提醒時(shí)長(zhǎng)可自定義；

(8) 我的會(huì)議管理：可以查看全部已申請(qǐng)的會(huì)議，會(huì)前可隨時(shí)上傳、補(bǔ)充會(huì)議資料；在會(huì)議未開(kāi)始時(shí)，還可以修改會(huì)議配置、修改歡迎界面、電子桌牌等。

(9) 資料查看：參會(huì)人員會(huì)前通過(guò)會(huì)議資料實(shí)現(xiàn)資料共享，可隨時(shí)下載查看；

(10) 周期會(huì)議：系統(tǒng)具備周期會(huì)議邏輯，如晨會(huì)、周例會(huì)、項(xiàng)目會(huì)周期性較長(zhǎng)，可保存為周期會(huì)議，重復(fù)頻率包含每天、每個(gè)工作日、每周、每月等；

(11) 會(huì)議啟動(dòng)：會(huì)議即將接近預(yù)約時(shí)間，并且當(dāng)前會(huì)議室沒(méi)有被其他會(huì)議占用時(shí)，會(huì)議管理員角色在我創(chuàng)建的會(huì)議列表中點(diǎn)擊啟動(dòng)按鈕，會(huì)議室內(nèi)的無(wú)紙化終端開(kāi)始執(zhí)行升降屏升起、無(wú)紙化客戶端軟件啟動(dòng)等操作。

(12) 會(huì)議取消：在會(huì)議啟動(dòng)之前，可以將會(huì)議取消，會(huì)議取消后會(huì)議室在此時(shí)段可以被其他會(huì)議管理員預(yù)約其他會(huì)議。

(13) 微信對(duì)接：關(guān)注微信公眾號(hào)后，可快速對(duì)本公司的會(huì)議室進(jìn)行會(huì)議預(yù)約；公眾號(hào)接收推送會(huì)議邀請(qǐng)通知；